Bedrijfswagen BTW aftrekbaar: dit moet je weten

Als ondernemer ontkom je er bijna niet aan: het gebruik van een bedrijfswagen. Of je nu monteurs op pad stuurt, producten levert of zelf veel onderweg bent, een zakelijke auto is vaak essentieel. Maar hoe zit het met de btw? Kun je die zomaar terugvorderen bij de Belastingdienst? Het antwoord is: ja, in veel gevallen wel – maar er zijn belangrijke spelregels. In dit artikel lees je precies wat je moet weten over de btw-aftrek voor bedrijfswagens.

Wanneer is de btw op een bedrijfswagen aftrekbaar?

De Belastingdienst staat toe dat je btw terugvraagt op kosten die zakelijk worden gemaakt. Een bedrijfswagen valt daar in principe onder, mits deze ook echt voor zakelijke doeleinden wordt ingezet. Dat betekent concreet: je gebruikt de auto voor klantbezoeken, leveringen, werfbezoeken of woon-werkverkeer binnen de context van je onderneming.

Maar let op: privégebruik speelt hier een belangrijke rol. Zodra je de auto ook privé gebruikt, gelden er beperkingen voor de aftrek van btw. In veel gevallen moet je dan btw corrigeren voor het privégebruik, wat jaarlijks gebeurt.

Volledige btw-aftrek: alleen bij exclusief zakelijk gebruik

Gebruik je de bedrijfswagen 100% zakelijk, dan mag je de volledige btw over de aanschaf, het onderhoud én het gebruik terugvorderen. Hierbij hoort ook de btw over brandstof, verzekering en reparaties. Maar dit vergt wel een strakke administratie. Je moet kunnen aantonen dat er geen sprake is van privégebruik – denk aan een rittenregistratie of zakelijke routeplanning.

Ook de tenaamstelling van de auto telt mee. Staat de wagen op naam van de onderneming en wordt deze uitsluitend gebruikt voor werk, dan zit je goed.

Gedeeltelijke btw-aftrek bij gemengd gebruik

Wordt de bedrijfswagen zowel zakelijk als privé gebruikt, dan mag je alleen het zakelijke deel van de btw aftrekken. Meestal wordt het privégebruik vastgesteld via een forfaitaire bijtelling of op basis van een kilometeradministratie. Die administratie moet sluitend zijn: datum, vertrek- en aankomstadres, gereden kilometers en het zakelijke karakter van de rit moeten duidelijk blijken.

De Belastingdienst biedt ook een standaardregeling waarbij je 2,7% (of 1,5% bij een auto van de zaak ouder dan vijf jaar) van de cataloguswaarde bijtelt als correctie voor privégebruik. Dit bedrag betaal je terug aan btw op de jaarafsluiting.

Btw bij aanschaf van de bedrijfswagen

Koop je een nieuwe bedrijfswagen, dan betaal je btw over de aanschafprijs. Als je de auto zakelijk gebruikt, mag je deze btw in één keer aftrekken in je eerstvolgende aangifte omzetbelasting. Hier geldt opnieuw: alleen als de auto volledig zakelijk wordt gebruikt, is de volledige btw aftrekbaar.

Bij een tweedehands bedrijfswagen hangt het ervan af of de verkoper btw rekent. Koop je van een particulier of een partij die de margeregeling toepast, dan staat er geen btw op de factuur en kun je dus ook niets terugvorderen.

Wat als je je bedrijfswagen verkoopt?

Verkoop je je bedrijfswagen, dan krijg je te maken met btw-afdracht, zeker als je bij de aankoop btw hebt afgetrokken. Je moet dan btw rekenen over de verkoopprijs. Dit geldt ook als de wagen al is afgeschreven. Zorg daarom altijd dat je een nette factuur opstelt en de juiste btw vermeldt.

Overweeg je je bedrijfswagen te verkopen, dan is het slim om dit goed te regelen via een platform dat ervaring heeft met zakelijke voertuigen. Bij bedrijfswagen verkopen via KoopMijnBus.nl krijg je hier professionele begeleiding bij, inclusief hulp bij het correct afhandelen van de btw.

BTW bij lease en huur

Bij operational lease betaal je een vast maandbedrag, inclusief btw. Deze btw mag je zakelijk aftrekken, wederom op voorwaarde dat het gebruik zakelijk is. Bij financial lease betaal je de btw meestal in één keer bij de start van het contract, over de volledige aanschafwaarde. Dit kun je vervolgens in aftrek brengen op de btw-aangifte.

Let ook bij huur goed op de voorwaarden. Tijdelijke huur van een bestelbusje voor een klus of project kan voordelig zijn, maar check of je een btw-factuur ontvangt. Alleen dan kun je de btw terugvragen.

Brandstof, onderhoud en parkeren

De kosten voor het gebruik van een bedrijfswagen lopen al snel op. Gelukkig mag je ook over deze kosten btw terugvragen, zolang ze zakelijk zijn. Denk aan brandstof (let op: je hebt een bon nodig met btw-nummer), parkeerkosten, onderhoud en zelfs wasbeurten. Ook hier geldt: bij gemengd gebruik moet je een percentage van de btw corrigeren.

Vergeet de kleine lettertjes niet

De btw-regels zijn helder, maar de praktijk vraagt discipline. Zonder een sluitende administratie loop je het risico dat de Belastingdienst de btw-aftrek weigert of terugvordert. Zorg dus voor:

• een correcte rittenadministratie
• bonnen en facturen met btw-specificatie
• bewijs van zakelijk gebruik (planning, afspraken)
• duidelijk onderscheid tussen privé en zakelijk gebruik

Het klinkt als veel werk, maar als je het goed organiseert, levert het juist financieel voordeel op.Een goede administratie en duidelijke keuzes rond het gebruik van je bedrijfswagen maken het verschil. En wanneer je toe bent aan een nieuwe auto, kun je eenvoudig en fiscaal correct verkopen via KoopMijnBus.nl. Zo houd je grip op je wagenpark én je belastingzaken.