Tips voor de BTW-administratie

Als ondernemers krijg je te maken met diverse regels op het gebied van de btw. De btw staat voor belasting toegevoegde waarde. Wanneer je als ondernemer een factuur verstuurd dan moet er over deze factuur ook btw worden gerekend. Deze btw moet worden afgedragen aan de Belastingdienst. Dit gebeurt per kwartaal, maand of jaar. De btw die je zelf betaalt kun je aftrekken van de ontvangen btw. Bij het maken en krijgen van de factuur zijn er een aantal regels voor de gegevens die op de factuur vermeld moeten staam. Hieronder lees je meer informatie over deze regels en geven we een aantal administratieve tips voor de btw aangifte.

Gegevens voor op de factuur

Wanneer je een factuur ontvangt van de leverancier waar je inkoopt dan zijn er een aantal gegevens die zichtbaar op de factuur aanwezig moeten zijn. Dit zijn de onderstaande gegevens:

  • Van de leverancier moet de naam, het adres en het btw-identificatienummer zichtbaar zijn.
  • Het factuurnummer en factuurdatum van de betreffende factuur.
  • Jouw naam en adres.
  • De goederen en diensten die geleverd zijn en de hoeveelheid ervan. Ook andere informatie, zoals de aard van de goederen en diensten moeten aanwezig zijn.
  • De prijs per stuk moet aanwezig zijn.
  • Informatie over de btw. Het bedrag inclusief en exclusief btw moet aanwezig zijn, het btw percentage en het btw bedrag.

Is er een bijzondere btw regeling van toepassing op de betreffende factuur? Dan moet dit ook zichtbaar blijken op de factuur zelf. Wanneer je bijvoorbeeld de brandstof wilt aftrekken voor de btw dan is het belangrijk dat de naam en het adres te achterhalen zijn via bijvoorbeeld de betaalpas of de creditcard.

Tips bij de btw-aangifte

Een ander belangrijk onderdeel van de btw-administratie is de btw aangifte. Om er zeker van te zijn dat je hier geen problemen mee krijgt hebben we hieronder een aantal tips die je toe kunt passen.

  • Zorg dat je altijd op tijd bent met de btw aangifte. Wanneer je op het laatst aangifte doet of een betaling doet dan kun je bijvoorbeeld ook te maken krijgen met een verwerkingstijd bij de bank. Je wilt natuurlijk dat je hierdoor geen problemen krijgt met de betaling. Het is verstandig om in te stellen via de account bij de Belastingdienst dat je de brief voor de aangifte per mail wilt ontvangen. Het is komen te vervallen dat de brief per post wordt opgestuurd en standaard is het niet zo dat je per mail op de hoogte wordt gebracht.
  • Het is belangrijk dat je facturen voldoen aan de bovenstaande factuureisen. Wanneer dit niet het geval is dan kun je niet in aanmerking komen voor de btw-aftrek. Dit kan zomaar 21 % btw per factuur kosten en kan dus duur komen te staan.
  • Houd alles netjes op orde en ga niet schuiven met de btw. Veel ondernemers die hun eigen administratie bijhouden zijn geneigd om veel te gaan schuiven met de btw. Dit kan soms handig zijn, maar let erop dat het veel geld kan kosten wanneer het niet goed gaat. De Belastingdienst heeft aangegeven meer te willen gaan controleren en doet vaak onderzoek naar de laatste vijf jaar.
  • Zorg dat je goed op de hoogte bent van alle regelingen. Heb je geen grote onderneming en weinig winst behaalt in een jaar? Dan kun je in aanmerking komen voor de kleineondernemersregeling. Wanneer de btw die aan het eind van het jaar minder is dan 1.883 euro dan kan dit een hoop geld besparen.